Servicios Gestionados de impresión para escuelas

Los distritos escolares tratan de reducir costos mientras a su alrededor sigue aumentando la presión sobre los presupuestos. En ese contexto, claro, la impresión está siendo diseccionada con minuciosidad.

Los responsables han de encontrar el equilibrio entre la optimización y la eficiencia en lo que respecta a la impresión. Solo así se pueden garantizar los recursos que demanda una educación de calidad. Y no es un simple deseo; es requisito por la exigencia a la que los centros educativos de primaria y secundaria están sometidos desde los estándares estatales.

Problemas actuales de impresión en las escuelas

Los profesores y el personal IT llevan mucho tiempo tratando de lidiar con los errores de impresión, los atascos de papel y otros muchos fallos de los dispositivos.

No hay mucho que entender; todas estas incidencias provocan preocupantes pérdidas de tiempo. El trabajo de los profesores consiste en enseñar a los alumnos, no en arreglar impresoras. Y sin embargo, no es raro ver a docentes retrasados en sus respectivos cursos por problemas con la impresión. Por su parte, el personal IT dedica a los técnicos de servicio un tiempo que podría destinar a la seguridad y otras cuestiones de mayor valor añadido.

Lo habitual es que los departamentos y las facultades utilicen dispositivos de impresión de distintos fabricantes. Las decisiones de compra se suelen regir por los precios, sin tener en cuenta la incoherencia a la que esto termina conduciendo. Aunque dicha mentalidad permita recortar costos a corto plazo, la propia flota multimarca —con suministros heterogéneos— termina encareciendo la gestión a largo plazo.

Esta falta de coherencia lleva a la falta de previsión; el mayor temor de los encargados de elaborar los presupuestos. La reducción de costos y el aumento de calidad son dos conceptos que no siempre han estado asociados. Al menos así era, hasta que aparecieron los Servicios Gestionados de Impresión (MPS).

Complejidad simplificada

La belleza de MPS reside en su sencillez: un programa integrado que ayuda a las organizaciones a optimizar sus necesidades de impresión, simplificando la gestión de dispositivos y suministros, y el soporte técnico (tanto por teléfono como en persona). Esta “ventanilla única” transforma infraestructuras de impresión para estandarizar dispositivos y agilizar los flujos de trabajo.

Las evaluaciones de MPS ofrecen un estudio en profundidad del entorno y de la infraestructura de impresión de su oficina o escuela. Con ello podrá identificar las ineficiencias y las posibles áreas de mejora. Entre los informes de valor que dispone MPS se cuentan los análisis en tiempo real de los volúmenes de impresión por aula o departamento, la cantidad de color consumida, y la identificación de dispositivos saturados o desaprovechados.

Esta información empodera a las administraciones de los centros escolares para que puedan tomar decisiones más precisas en lo relativo a gastos y presupuestos. MPS permite igualmente ajustar presupuestos departamentales capaces de poner bajo control la siempre costosa impresión a color.

Estandarizar los dispositivos tiene beneficios inmediatos: las impresoras más eficientes consumen menos energía y los usuarios desperdician menos papel. La entrega de tóner bajo demanda, las lecturas automatizadas de los contadores y la facturación estandarizada proporcionan a los usuarios mucho más control sobre sus costos finales.

Las virtudes se replican asimismo entre el soporte técnico; los centros de servicios dedicados permiten resolver las incidencias mucho más rápido. Con Kyocera no tendrá que esperar a que se presente el problema; con el enfoque proactivo de la gestión de dispositivos podemos identificar y abordar los obstáculos antes de que aparezcan, reduciendo así el tiempo de inactividad y las llamadas al servicio de IT.

Su solución para el éxito sostenible

Dejando de lado los beneficios más tangibles, MPS promueve una cultura organizativa basada en la eficiencia, la transparencia y la responsabilidad. Todos ellos valores necesarios para moldear organizaciones más ágiles y resilientes.

La impresión móvil y los flujos de trabajo de documentos digitales ya son parte integral del día a día de las escuelas. En ese sentido, MPS potencia tanto los procesos racionalizados como la escalabilidad y los documentos compartidos que de ellos se derivan.

En cuanto a la sostenibilidad, MPS se presenta como un gran aliado de la reducción de la huella de carbono que tanto persiguen hoy las escuelas. Lo es porque puede medir y controlar el consumo de energía y papel. El servicio de devolución de tóner de Kyocera, por ejemplo, permite a los colegios mejorar sus credenciales ecológicas devolviendo tóneres a nuestro partner de reciclaje.

Al mejorar la eficiencia de la impresión, el escaneo, el fax y el intercambio de documentos, MPS no sólo reduce el costo total de propiedad (TCO), sino que también permite a los colegios trabajar de forma más inteligente. Los profesores dedican más tiempo a lo que deben, enseñar, y el personal IT tiene más espacio para generar valor añadido.

MPS es mucho más que un parche para controlar costos: es una solución completa que impulsa la transformación digital. Con MPS las escuelas convierten los retos de la era digital en nuevas oportunidades de crecimiento.