¿Cómo ahorrar con MPS?

Aunque la transformación digital está cambiando la forma de vivir y trabajar, el papel sigue siendo una parte esencial de nuestras vidas.

Según Record Nations, el trabajador de oficina promedio emplea 10.000 hojas de papel cada año. Cada día, además, termina en la basura el 45% del papel impreso.

Si tenemos en cuenta la demanda de mayores esfuerzos en materia de sostenibilidad, así como las necesidades de eficiencia y productividad de las organizaciones, observamos cómo el rol de MPS nunca había sido tan importante.

Se suele decir que el tiempo es dinero. Sin las herramientas adecuadas para aprovecharlo mejor, este acabará por tener un impacto negativo en todas las áreas de nuestra actividad.

Así es cómo puede hacer un uso eficiente de los Servicios de Gestión de Impresión (MPS):

Mantenimiento preventivo

Uno de los aspectos más importantes de los Servicios de Gestión de Impresión es su capacidad para dotar a los proveedores de información instantánea y actualizada sobre toda la flota de impresoras; desde los fallos de funcionamiento hasta posible escaseces de papel o niveles de tinta. Con ellos los proveedores pueden abordar los posibles problemas antes de que se produzcan, reduciendo así el riesgo de incidencias repentinas. El mantenimiento automático es una parte inherente del MPS. Es este el que le capacita para reducir la demanda de las costosas llamadas de servicio y el frustrante tiempo de inactividad.

Más control de costos

Integrar el MPS en su cultura es sinónimo de una impresión más responsable y de mayor transparencia. El MPS proporciona información valiosa sobre los consumibles —cuánto papel se está imprimiendo desde un determinado dispositivo o cuánto tóner/tinta se está consumiendo— así como sobre el comportamiento de impresión de la plantilla. Con todo ello el responsable de la oficina sabrá qué empleados imprimen más y desde qué dispositivo.

La instalación de los Servicios de Gestión de Impresión dirige inevitablemente hacia un mayor control de los costes, porque con ellos el usuario puede localizar con exactitud dónde deben asignarse los recursos. Con ellos el administrador es capaz de establecer restricciones de impresión en el papel o la tinta para cercar el control del presupuesto. En pocas palabras, aumentar el control provee de inteligencia a la impresión.

El MPS permite a los administradores decidir qué dispositivo requiere más tinta de color dependiendo de la demanda. Por otro lado, desde la perspectiva de la plantillala información real crea una mayor conciencia sobre los trabajos de impresión, reduciendo así el desperdicio de impresión y de energía.

Aumento de la seguridad

Como parte del programa MPS, las flotas de impresión se mantienen al día con las últimas configuraciones de software, asegurando así la máxima protección frente a cualquier ciberataque o intento de robo de datos.

Con las actualizaciones programadas regularmente, una infraestructura MPS segura y protegida también reduce el tiempo de inactividad y mantiene protegido el procesamiento del flujo de trabajo. Perder datos o información comprometida puede llegar a suponer miles de dólares de costes para las empresas; eso sin mencionar el daño a la reputación y la violación de la confidencialidad, que abre las puertas a futuros ataques.

Suministros sin retrasos

Contar con niveles suficientes de suministros es vital para garantizar la eficiencia y la productividad, y para reducir al mínimo el tiempo de inactividad. Es el volumen de trabajo diario el que dicta cuándo es más probable que se produzcan los períodos de mayor actividad; de ahí que el usuario tenga la oportunidad de anticipar la necesidad de nuevos pedidos antes de que se agoten los suministros. El MPS en este caso permite una sincronización entre la flota de impresión y las necesidades de impresión del usuario para que este no pierda tiempo en pedidos y esperas; los plazos de entrega pueden programarse regularmente con antelación para garantizar la continuidad del servicio. 

Digitalícese para ahorrar papel

Los Servicios de Gestión de Impresión no son sólo una solución para obtener una salida de documentos eficiente. También es una poderosa estrategia de cara a asegurar y digitalizar datos (el usuario reduce su dependencia hacia los documentos físicos). El MPS —y la digitalización por extensión— le ayuda a ahorrar dinero en suministros y certifica que siempre pague exactamente por lo que va a utilizar.La digitalización es la esencia de los Servicios de Gestión de Impresión. Contribuye a que los espacios de trabajo sean más limpios y estén menos saturados, agilizando y enfocando los procesos.

Los Servicios de Gestión de Impresión preparan el terreno para un entorno de trabajo más eficiente. Dota a la plantilla y a los equipos de las herramientas que requieren para trabajar mejor, de forma más inteligente y con mayor control sobre los recursos necesarios para los flujos de trabajo diarios. MPS une la sostenibilidad, la productividad y la rentabilidad, trabajando al unísono para ayudar a las empresas a prestar un servicio mejor a sus clientes.