Siete características esenciales de las impresoras para oficinas

Sin duda alguna, la pandemia de la COVID-19 ha sacudido por completo la forma de trabajo tradicional en oficina para cambiarla de forma radical. Hoy más que nunca, empresas de todo el mundo están experimentando con nuevos procedimientos, sistemas de colaboración y, lo que es más importante, métodos de trabajo conjunto más seguros y saludables.

Muchas compañías han sido ya testigo de las ventajas que supone combinar el trabajo en equipo presencial (con la distancia social correspondiente) y la flexibilidad que
ofrece el teletrabajo. Este entorno de trabajo híbrido permite que los empleados trabajen desde su casa, o desde cualquier otro lugar, de forma habitual y que se desplacen hasta la oficina siempre que lo necesiten. 

Puesto que tanto el teletrabajo como el cambio hacia un modelo de oficina híbrida se han acelerado enormemente, en estos momentos las empresas están observando cómo evolucionan sus necesidades de impresión. A medida que su organización avanza hacia el establecimiento de un entorno de trabajo híbrido, hay ciertos aspectos fundamentales a tener en cuenta en el momento de adquirir su próxima impresora. Estas son las características más importantes: 

1. Seguridad

La seguridad de la impresión remota siempre ha supuesto un motivo de preocupación, y así sigue siendo en el caso de las oficinas híbridas. Imprimir documentos en dispositivos domésticos no suele aportar mucha tranquilidad a las empresas. Sin embargo, y puesto que el teletrabajo ha llegado para quedarse, resulta indispensable que los empleados dispongan de impresoras seguras en sus casas. Las principales características de seguridad a tener en cuenta son las siguientes: 

• Autenticación local y de la red
• Cifrado de datos
• Sobrescritura y eliminación
• Acceso con contraseña

No obstante, no son solo las impresoras domésticas las que han de presentar características de seguridad concretas. También debe asegurarse de que el entorno de impresión de su oficina sea lo más seguro posible con funciones como:

• Autenticación y autorización de usuarios
• Protocolos de comunicación seguros
• Protección de los datos almacenados
• Función de sobrescritura de datos
• Monitorización de la red
  

2. Compatibilidad con sistemas en la nube

El entorno de impresión de la «nueva normalidad» está directamente relacionado con las oficinas híbridas. Por tanto, es fundamental disponer de soluciones que puedan satisfacer de forma eficiente y eficaz las necesidades generadas a raíz del nuevo modelo y que ofrezcan los niveles de disponibilidad requeridos por los empleados. La compatibilidad con sistemas en la nube es esencial para que los trabajadores de oficinas híbridas puedan imprimir o escanear documentos independientemente de dónde se encuentren. Además, esta función permite que teletrabajadores impriman directamente en la impresora de la oficina.

3. Versatilidad

Con el auge del teletrabajo, cabe esperar que las oficinas ocupen superficies cada vez más reducidas. Una de las principales ventajas de las impresoras multifunción es el ahorro de espacio. Los lugares de trabajo ya no necesitarán encontrar hueco para una impresora, una fotocopiadora, un fax y un escáner, ya que podrán disfrutar de todas estas funcionalidades desde un mismo dispositivo. 

4. Tecnología sin contacto compatible con dispositivos móviles

Hoy más que nunca, las empresas requieren libertad para imprimir y escanear documentos desde dispositivos móviles como tabletas o teléfonos inteligentes sin tener que tocar ningún dispositivo de uso compartido. Esta función resulta cómoda, permite ahorrar tiempo e incorpora tecnología que elimina la necesidad de contacto, lo cual reduce el riesgo de propagación de virus. Funciones como el pull-printing mediante tarjetas inteligentes o el reconocimiento de voz o facial hacen de la oficina híbrida un entorno de trabajo seguro.

5. Un alimentador automático de documentos

En la misma línea de argumentación, los dispositivos con alimentador automático de documentos (ADF, por sus siglas en inglés) reducen la cantidad de contacto necesaria. Los ADF permiten colocar una gran cantidad de papel en la máquina, que alimentará el dispositivo de forma automática para que el usuario pueda imprimir, escanear o realizar copias sin necesidad de tocar todas y cada una de las páginas.

6. Capacidad para grandes cargas de trabajo

Los entornos de trabajo híbridos se basan en la productividad y la eficiencia, por lo que resulta indispensable que las impresoras puedan adaptarse a grandes cargas de trabajo. Además, los dispositivos capaces de gestionar grandes volúmenes de impresión favorecen la eliminación de contacto innecesario y el consiguiente proceso de desinfección.

7. Costos de operación reducidos

El precio de la impresora no es el único gasto a tener en cuenta, ya que el coste total de propiedad (TCO, por sus siglas en inglés) incluye lo siguiente:

• Hardware físico, es decir, el propio dispositivo
• Materiales de impresión, es decir, el tóner y el papel
• Costos de operación, es decir, gastos de energía y mantenimiento

Disponer de unos costos de operación reducidos permite que la oficina híbrida saque el máximo rendimiento posible a sus presupuestos en estos tiempos de incertidumbre.

La crisis de la COVID-19 ha acelerado enormemente el futuro del entorno laboral, por lo que la oficina híbrida es ya una realidad para muchas empresas. Permanezca al día de las nuevas tendencias gracias a nuestro libro electrónico Guía para los espacios de trabajo inteligentes: lidere la transformación y mejore la resiliencia de su negocio gracias a las oficinas híbridas.