KYOCERA Document Solutions
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El concepto "oficina digital" es desalentador para muchos negocios. Se sienten presionados ante la idea de tener que dejar de utilizar el papel en sus oficinas. En caso de no cumplirlo, parece que la sensación será de fracaso y de no haberse sumado de manera definitiva a la tendencia digital. Pero la realidad es que no deben cohibirse ante esta situación. No es erróneo creer que el papel sigue siendo importante en un mundo que tiende a deshacerse de él, uno en el que las empresas están cada vez más volcadas hacia el entorno digital. De hecho, las organizaciones necesitarán tiempo para adaptarse, y ni siquiera entonces abandonarán del todo su uso. Y es que, protegiendo el valor del papel, las empresas ahorran recursos, aceleran procesos y facilitan el respaldo de datos.
El objetivo más consecuente para la mayoría de organizaciones no pasa por eliminar el consumo de papel, sino por reducirlo. Existen motivos creíbles para caminar hacia esa dirección: la Agencia de Medio Ambiente de los Estados Unidos destaca que trabajar de forma digital revierte en un ahorro de 80 dólares anuales por empleado en papel, tinta, tóner, espacio de almacenamiento y correo postal. Las empresas que lo hacen pueden reducir el presupuesto de los servicios de triturado de documentos, prescindiendo a su vez de espacio y unidades de almacenamiento. En esa misma línea, Gartner estima que el costo de archivar, almacenar y recuperar el papel se eleva hasta los 25.000 a 35.000 millones de dólares entre las empresas estadounidenses. Las soluciones de almacenamiento digital son mucho más económicas y están más aceptadas en el mercado: los clientes responden más rápido a las encuestas y facturas digitales que a las de papel.
El papel no va a desaparecer completamente de las oficinas.
La tecnología ha encontrado en el abandono del papel un incentivo para evolucionar y seguir introduciendo nuevas formas de optimizar los procesos de trabajo. Pero esto no implica el fin de la impresión y el uso de documentos de papel en las oficinas. Es más, decidir qué documentos han de seguir imprimiéndose es una parte clave de la transformación hacia la eliminación del papel.
Las empresas más pequeñas pueden almacenar todos sus documentos en servidores propios, pero las más grandes se ven avocadas a la nube. Un sistema de Gestión de Contenidos Empresariales en la nube permite etiquetar digitalmente los documentos, habilitando su recuperación descentralizada y sin copias. Para ello sólo se necesita un documento original. Con un DMS, además, la probabilidad de perder documentos se reduce. En la nube todos los cambios se guardan instantáneamente y es fácil crear múltiples versiones de archivos. No hay peligro de que se destruyan en un incendio o una inundación, ni de que queden desprotegidos de los controles de acceso propios de la información más confidencial. Todo para la empresa es mucho más sencillo.
Una oficina sin papel encaja bien con los métodos modernos de trabajo. A las empresas actuales les gusta poder operar de forma ágil -adaptar la oficina ante las oportunidades- y ser capaces de transferir digitalmente datos sin lidiar con el tedio físico. Gracias al almacenamiento digital se logra recuperar documentos y hacer copias de seguridad de forma más rápida y sencilla.
La mayoría de empleados de oficina pasan, al menos, un día a la semana trabajando a distancia. Y durante dicha jornada necesitan poder acceder a los documentos en la nube o en el servidor de la empresa. A los equipos internacionales, con diferentes zonas horarias, trabajar coordinados les sería prácticamente imposible si dependieran del papel. Es verdad que avanzar hacia una oficina sin papel es sinónimo de mayor inversión en pantallas, y que algunas empresas se resisten a ello, pero otros tantos estudios académicos demuestran su elevado ROI.
Sigue existiendo una resistencia social a eliminar el papel a pesar de todos los argumentos a favor de su eliminación ¿Por qué? Virginia Clinton, profesora de Educación, Salud y Comportamiento en la Universidad de Dakota del Norte, demostraba en un estudio que resulta más eficiente leer en papel que en pantalla.
Durante los dos últimos dos años los lectores han ido recuperando el gusto por el papel —descubriendo un nuevo "vinilo"—, y eso ha provocado un desplome evidente en las ventas de e-Books. Muchas personas ven en los textos digitales frío e impersonalidad, carencias, en general, de lo alejado a lo físico. En paralelo, el clásico argumento del consumo y el medioambiente puede convertirse en un arma de doble filo: el papel es el recurso más fácil de reciclar.
La Asociación Americana de Bosques y Papel (AFPA) asegura que en 2015 se reciclaron 51 millones de toneladas de papel, y que en 2016 la tasa de recuperación de papel en Estados Unidos alcanzó un récord del 67,2%. Los estadounidenses reciclan en promedio más de 150 kilogramos de papel al año. Todo ello lleva a que se estén plantando más árboles de los que se destruyen con el uso de papel. En el lado contrario, solo se están aprovechando el 20% de los dispositivos digitales.
Las empresas tendrán que elaborar sus propias políticas en torno al uso del papel, pero una solución pasa por permitir a los trabajadores que solo impriman documentos realmente sean necesarios. Supongamos que un abogado participa en un caso complicado. Le será más fácil trabajar en papel que en digital si tiene que leer mucha información con referencias cruzadas, o si desea hacer anotaciones. En contra de esta posición, cualquier cosa de una sola lectura no necesita estar recogida en papel. La documentación oficial, como las facturas, también pueden ser digitales.
En algunos casos las empresas necesitarán una combinación de soluciones. Para proteger los sistemas digitales y evitar que los hackers roben datos hace patente la necesidad de seguir archivando determinada información en papel. Así, si una empresa quisiera mantener en secreto una nueva fórmula de un chaleco antibalas, podría mantener un registro electrónico que hiciera referencia a otro documento en papel con los detalles más delicados. El uso del canal tradicional permitiría evitar que se perdiera la propiedad intelectual de un producto.
El papel no va a desaparecer completamente de las oficinas, no al menos a corto y medio plazo. Por eso no debería ser una preocupación para las empresas. No habrían de sentirse culpables por utilizar papel. De hecho, lo más recomendable es aplicar medidas para reducir su consumo, sin olvidar que en algunas ocasiones será preferible utilizar papel.
Caminar hacia la oficina digital puede ser desalentador, pero tiene recompensas.
