KYOCERA Document Solutions
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Durante los últimos años empresas de todo el mundo se han visto empujadas a digitalizar sus procesos. Según el último estudio global llevado a cabo por IDC, el 95 % de las organizaciones afirma encontrarse en proceso de implementar una estrategia digital disruptiva. Esta tendencia tiene un porqué: se estima que, en el futuro, el 41 % de los ingresos totales de las empresas provendrá de productos y servicios digitales.
Resulta indudable que la pandemia ocasionada por la COVID-19 ha acelerado la transformación digital de muchas compañías. Uno de los efectos colaterales más visibles de ese periodo ha sido el incremento de las modalidades de trabajo remoto e híbrido. Organizaciones de todos los tamaños han tratado de mantener la eficiencia y seguridad en una disposición descentralizada, proveyendo nuevas herramientas a sus empleados. No obstante, aún queda un amplio margen de mejora. Suponiendo que el objetivo es trabajar de forma eficiente desde cualquier lugar, a los empleados no les bastará con disponer de Zoom o Microsoft Teams. En su lugar necesitarán una herramienta digital multifunción. Es el caso de las soluciones de gestión de contenidos empresariales (ECM), que permita hacer frente a diversos desafíos al mismo tiempo.
Aquí tiene cinco formas en las que los ECM le ayudarán a prosperar:
Las organizaciones de la era digital se enfrentan a un creciente número de dificultades a la hora de organizar y almacenar su información, ya que no solo deben hacerlo con los documentos, sino también con archivos de vídeo, audio, imagen y otros datos no estructurados. La cuestión es que estos últimos son cada vez más frecuentes, dejando sin valor los grandes archivadores físicos que solían encontrarse en las empresas. Ahora es vital disponer de soluciones ECM para digitalizar, organizar y almacenar datos de forma eficiente en una ubicación centralizada.
Mantener una buena organización es fundamental para cualquier empresa por dos motivos: sin ella los niveles de productividad podrían verse afectados y, en su ausencia las posibilidades de pérdida o destrucción de documentos importantes se dispararían. Una de las innegables ventajas de las herramientas ECM es que eliminan por completo este tipo de problemas. Dichos recursos ofrecen una plataforma escalable que favorece el crecimiento de los contenidos empresariales.
Según un informe de McKinsey, los empleados dedican una media de 1,8 horas al día a la búsqueda y recopilación de información, lo cual supone un total de 9,3 horas a la semana. Dicho de otra forma, los empleados malgastan uno de cada cinco días laborables buscando archivos. Las soluciones de ECM reducen enormemente el tiempo necesario para realizar estas tareas, ya que todos mantienen todos los documentos digitalizados y etiquetados. De hecho, algunas de las opciones más avanzadas incorporan buscadores similares a Google. Todo ello permite que el personal pueda dedicar más tiempo a tareas de valor para la empresa, y evita la sensación de frustración asociada a las tediosas tareas de búsqueda. ¡Las herramientas ECM son las aliadas perfectas para mejorar la productividad!
La gestión de contenidos empresariales es fundamental para tener éxito en el trabajo híbrido o remoto. Aporta una gran flexibilidad en lo que a tiempo y ubicación se refiere, permitiendo a los trabajadores tanto operar sin problemas desde cualquier sitio, como acceder a la información que necesitan en unos pocos clics. Asimismo esto posibilita compartir documentos y colaborar de forma óptima sin arriesgar la integridad de los datos.
Las ECM permiten a los equipos trabajar de forma más inteligente y segura".
Hoy nos enfrentamos a un volumen de datos físicos y digitales sin precedentes. De ahí que los posibles fallos de seguridad representan un riesgo real para quienes no dispongan de los recursos apropiados. Las soluciones ECM permiten a las empresas digitalizar los documentos físicos para reducir el número de archivos presentes en las oficinas. Justo aquellos que hasta ese momento eran susceptibles de pérdidas, daños o robos. Gracias a las herramientas de gestión de contenidos empresariales es posible acceder y compartir al instante la información. Todo ello con una capa de seguridad adicional.
Los documentos físicos pueden suponer una importante fuente de gastos, tanto en términos de tiempo dedicado a tareas manuales, como de costos de almacenamiento y mantenimiento. Esto resulta especialmente relevante en el caso de las organizaciones que almacenan grandes cantidades de documentos en ubicaciones externas. Las soluciones ECM permiten digitalizar facturas, contratos y documentos legales, entre otros, para almacenarlos después en plataformas seguras alojadas en la nube. Esta reducción del volumen de documentos tiene efectos directos en los resultados de la empresa.
Aunque los encargados de las decisiones puedan mostrarse reticentes a invertir en tecnologías como las plataformas ECM, son precisamente estas las que ayudarán a la empresa durante el proceso de digitalización. Dichas soluciones permitirán asentar las bases del éxito transformando grandes volúmenes de documentos físicos en datos digitales de fácil acceso; proporcionando herramientas para que los empleados trabajen de la forma más eficiente posible. En otras palabras, las inversiones que realice hoy repercutirán en la prosperidad del mañana.
Eche un vistazo a nuestros artículos sobre las soluciones ECM y descubra cómo pueden ayudarle a transformar su sector.
