¿Por qué las ECM son fundamentales para el sector financiero?

"Los bancos que se centren en ofrecer una experiencia digital de calidad y un servicio preciso a su clientela serán los únicos que conseguirán adaptarse al futuro”. – Adam Blue, Forbes.

Las herramientas que eligen las instituciones financieras, para garantizar la calidad del servicio, siguen siendo hoy una asignatura de cabecera para los líderes obsesionados con modernizar los procesos de sus empresas.

Cada vez son más los profesionales que gozan de movilidad para trabajar desde cualquier parte. Esto, sin embargo, no niega que la «nueva normalidad» haya sido de todo menos un camino de rosas generalizado. Los responsables de las organizaciones se han percatado de que esta nueva flexibilidad laboral se ha convertido en un reclamo esencial para atraer al mejor talento. Aún así no debemos olvidar que este tipo de enfoque viene acompañado de otros problemas relacionados con la seguridad de los datos (lo cual afecta especialmente a las instituciones financieras). Tanto corredores de bolsa como contables y otros empleados necesitan consultar, editar y enviar datos confidenciales sujetos a tratamientos especiales de acuerdo con la normativa vigente en el sector. Por otra parte, el ritmo al que aumenta el volumen de datos procesables no está más que complicándolo todo de forma progresiva. Eso, claro, a menos que de por medio estén las herramientas oportunas. Las empresas que prefieran ahorra costos en este frente pueden acabar siendo más vulnerables ante filtraciones o pérdidas de datos irreparables.

Dicho esto, los líderes del sector financiero buscan herramientas digitales capaces de combinar versatilidad y trabajo remoto sin renunciar a la protección de los datos. Estos saben que disponer de un buen software también deriva en más satisfacción de los clientes y menores costos.

¿Qué es la gestión de contenidos empresariales (ECM)?

Los softwares de gestión de contenidos empresariales, o ECM, son aquellos que ofrecen una solución integral para la gestión de datos no estructurados de correos electrónicos, documentos físicos, presentaciones archivos de audio y demás. Si bien existen diferencias entre los tipos de soluciones de ECM, el objetivo subyacente tras todos ellss es el mismo: promover la seguridad y mantener los datos bajo control para agilizar y reforzar el trabajo de los empleados.

¿Por qué son tan interesantes las soluciones ECM para las instituciones bancarias y financieras?

“Los bancos tradicionales se enfrentarán a un duro golpe de realidad en los próximos años, y no les bastará con iniciativas sencillas, como la digitalización, para retener o a atraer clientes. Para conseguir prosperar deberán realizar cambios en su cultura, abrazar las nuevas tecnologías y comprender qué es lo que valoran los usuarios". – Forbes.

En ese sentido, las soluciones ECM son imprescindibles para crear un ecosistema flexible de información en las organizaciones. Podría decirse que, en el mundo digital actual, representan los cimientos sobre los que construir la casa. Sin una base sólida no hay casa posible.

Veamos algunos beneficios de las soluciones ECM:

Mejora de la seguridad de los datos

Hay quienes creen que los datos son el activo más valioso de las empresas. Aceptando tal premisa, es imprescindible que estas garanticen la seguridad de todos sus archivos y documentos, especialmente si tenemos en cuenta que "las instituciones financieras son uno de los principales objetivos de los ciberataques". No obstante, en lugar de dejarse llevar por el pánico, siempre pueden recurrir al uso de soluciones de ECM que les permitan trabajar de forma segura. Estas herramientas digitales están diseñadas para almacenar los datos de forma segura en una plataforma cifrada a la que solo pueden acceder usuarios que dispongan de las credenciales oportunas. Las capas de cifrado ayudan a que los empleados realicen sus tareas con total tranquilidad y reduce los riesgos en materia de seguridad, lo cual ayudará a mejorar el desempeño, según explica The Economist.

Mejora de los procesos de colaboración

Hoy muchos profesionales disponen grandes libertades para teletrabajar. Pueden operar tanto desde las oficinas físicas de la empresa, como desde un espacio remoto que reúna las condiciones necesarias para llevar a cabo su labor. Incluso con una combinación de ambas (enfoque híbrido). Los empleados que trabajan en equipo bajo esta disposición deben tener la posibilidad, sí o también, de enviar, guardar y reenviar documentos digitales de forma segura. Justo ahí entran en juego las plataformas ECM. Los profesionales pueden recurrir a estas herramientas para colaborar, compartir y editar documentos en tiempo real.

Ahorro de costos

Los servidores in situ siempre han sido muy populares. No obstante, en los últimos meses esto está cambiando mucho gracias a las soluciones ECM basadas en la nube. Las empresas ahora pueden gestionar más datos sin con ello aumentar los costos de mantenimiento. Esto les permite escalar más rápido llegado el momento sin necesidad de ampliar sus espacios de almacenamiento, y así ahorrar espacio y dinero.

Sin embargo, este ahorro no se limita únicamente a los servidores. El cumplimiento normativo les puede costar hasta 25 millones de dólares a las instituciones financieras, es decir, un 4 % de sus ingresos anuales. Por si esto fuera poco, el daño ocasionado a la reputación de la empresa también podría repercutir en la pérdida de clientes y, por consiguiente, de dinero. Los softwares ECM son programas complejos que ofrecen una capa de seguridad adicional para las organizaciones que se esfuerzan por cumplir la normativa. Y si por si esto fuera poco, además se pueden configurar para ajustarlos a las regulaciones correspondientes de cada país, habilitan la eliminación automática de datos al final de su ciclo de vida, ofrecen visualización de las marcas de tiempo de las personas que acceden a los documentos y almacenan archivos con arreglo a los requisitos legales.

Más productividad

The Economist entrevistó a más de 300 líderes del sector para su informe "Reshaping Productivity" (reformulando la productividad). Pues bien, de estos casi el 50 % coincidía en asegurar que el desempeño asociado al trabajo remoto había mejorado gracias a las soluciones digitales. Los softwares ECM son plataformas intuitivas que, generalmente, se pueden configurar sin necesidad de formación especializada. Esto ofrece grandes ventajas ya desde el primer momento a quienes acaban de incorporarse, y a los trabajadores a distancia.

Además, estas soluciones favorecen la productividad. La banca online es una alternativa que utilizan miles de millones de usuarios cada día, y eso deriva, tras el escenario, en un volumen infinito de datos muy complicados de gestionar. Las herramientas ECM combinan distintas fuentes de datos en archivos centralizados a los que pueden acceder fácilmente los usuarios autorizados. De esta forma, las empresas tienen la posibilidad de mejorar tanto la productividad como el grado de satisfacción de los clientes.

Por otra parte, ayudan a cumplir ampliamente con las necesidades de los clientes y del equipo de trabajo. Su versatilidad capacita a una amplia variedad de organizaciones financieras, desde bancos de inversión hasta firmas de contabilidad, para que aprovecehen la seguridad, la productividad y el ahorro de costos que comportan. Por lo tanto, la pregunta que deben plantearse los líderes de la industria no es si deberían optar por una solución ECM o no, sino cuándo hacerlo.