KYOCERA Document Solutions
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Asimilar las nuevas modalidades de trabajo resurgidas tras la pandemia está suponiendo más de un quebradero de cabeza para los actores del sector legal. En los bufetes de abogados, por ejemplo, el teletrabajo de los empleados está dificultando procesos tan básicos como las firmas de documentos.gning needlessly tedious.
Hablamos de un sector en el que tradicionalmente se han venido gestionando grandes volúmenes de papel. Por eso el trabajo híbrido y remoto está forzando a las empresas a replantearse la forma en la que gestionan los datos y los flujos de trabajo. A diferencia de las empresas del sector tecnológico, los bufetes siempre han tratado con ingentes cantidades de documentos físicos; contratos, declaraciones escritas o facturas. Y algunos de estos archivos con además miles de páginas.
Todo ello puso de manifiesto la necesidad de acelerar la transformación digital en este sector. Por lo tanto, no sorprende el gran número de empresas jurídicas que recurren a las plataformas de gestión de contenidos empresariales (ECM) para gestionar sus procesos.
En un contexto así, las soluciones ECM son la respuesta ideal para mantener bajo control tanto todos esos documentos físicos como los nuevos digitales.
Estas son algunas de las muchas ventajas de la gestión de contenidos empresariales en las empresas del sector legal:
El trabajo híbrido y remoto difculta el almacenamiento de datos en las organizaciones. Estas no solo siguen lidiando con grandes volúmenes de contratos, facturas y otros documentos físicos, sino que a ellos empiezan a ahora a sumar homólogos digitales. Esto ralentiza la labor de los empleados e incrementa el riesgo de dispersión de los contenidos. Por suerte, con tan solo una solución ECM ya basta para digitalizar, organizar y almacenar los datos de forma eficiente. Hay que saber que el control de los datos es uno de los pilares clave para el éxito de las empresas en esta nueva fase de la era digital.
Los datos no estructurados son uno de los principales escollos para la productividad de las organizaciones. Demandan un tiempo muy valioso que los empleados malgastan navegando entre archivadores y carpetas online. Por otro lado, las soluciones ECM facilitan la digitalización de los documentos en papel con su etiquetado limpio y sus funciones de búsqueda al estilo Google. Con ellas, los juristas y el personal administrativo pueden afinar al instante las búsquedas, y las empresas en general evitan la dispersión de contenidos típica del teletrabajo y la distribución híbrida.
Con la solución ECM adecuada no es nada complicado cambiar los maletines de los profesionales por móviles y tabletas. Esta nueva flexibilidad en torno al acceso y la gestión de los datos tiene un valor incalculable para las organizaciones. Supone poder imprimir, firmar y escanear un contrato en remoto, para enviarlo mientras uno va de camino a la oficina. Las soluciones ECM agilizan el trabajo híbrido y remoto, acabando para siempre con las tareas rutinarias habituales del sector. Bajo todo este paraguas de beneficios también están los clientes, que obtienen un servicio más eficiente y de mayor calidad.
El viraje repentino hacia los nuevos modelos de trabajo ha dejado expuestas a muchas empresas en materia de seguridad; los equipos quedaban atrapados en videollamadas interminables mientras seguían acumulándose documentos importantes en la oficina. Pues bien, gracias a las soluciones ECM ahora las empresas del sector legal pueden digitalizar toda esa montaña de papeles. Estructurar todos los tipos de datos mejora la protección de los documentos que, de seguir con las prácticas tradicionales, se habrían visto expuestos a pérdidas, daños o robos. Si tenemos en cuenta el incremento del volumen y la complejidad de las amenazas relacionadas con la seguridad, no es difícil asegurar que los softwares de gestión de contenidos empresariales acabarán por probar su utilidad en el control de datos y contenidos.
Almacenar y gestionar documentos físicos supone mucho tiempo y dinero. Especialmente si es un bufete de abogados o un departamento legal de empresa y sigue almacenando grandes cantidades de archivos. La solución ECM le permitiría digitalizar esos miles de facturas, contratos y documentos legales para liberar espacio, ahorrar dinero en gastos de almacenamiento y recortar costos de impresión.
Las soluciones ECM crean un ecosistema sólido y seguro de datos".
En épocas convulsas y de incertidumbre, quienes toman decisiones en las empresas lógicamente suelen mostrarse conservadores. Sin embargo, en contra de lo que dice el sentido común, es justo en esos momentos cuando más hay que apostar por un enfoque proactivo para asegurar la eficiencia de la gestión. De hecho, quienes no inviertan hoy en las herramientas apropiadas para adaptarse a la era digital se quedarán por el camino.
Los beneficios que aportan las soluciones ECM a las empresas o departamentos legales resulta más que evidentes. Estos softwares de gestión de contenidos empresariales ofrecen a los empleados las herramientas necesarias para trabajar de forma inteligente; permiten a las empresas crear un ecosistema de datos sólido con el que entrar fuerte a la era digital.
Eche un vistazo a nuestros artículos sobre las soluciones ECM y descubra cómo pueden ayudarle a transformar su sector.
