Aviso de privacidad para empleados y solicitantes de KYOCERA US

KYOCERA Document Solutions America, Inc. y sus empresas afiliadas (en adelante “KYOCERA”, “nosotros” o “la empresa”) nos comprometemos a proteger la privacidad y seguridad de su información personal, también llamada datos personales (en adelante “información personal”), término que definimos a continuación. En el presente aviso de privacidad se describen nuestras prácticas de información dentro y fuera de internet relacionadas con su información personal cuando solicita un trabajo, en el proceso de contratación y durante y tras el periodo de empleo. El aviso de privacidad para empleados y solicitantes de empleo de KYOCERA se aplica únicamente a los candidatos o solicitantes de empleo y a los empleados actuales y previos (en adelante “empleados y solicitantes de empleo de KYOCERA”). Si desea leer nuestro aviso de privacidad general para el consumidor, consulte https://www.kyoceradocumentsolutions.us/es/footer/privacy-and-cookies/kyocera-online-privacy-statement.html.

En este aviso de privacidad para empleados y solicitantes de empleo de KYOCERA se describen las categorías de información personal que recopilamos sobre usted, cómo usamos y protegemos dicha información personal, cuándo podemos divulgarla a terceros e incluso cuándo podemos transferirla fuera de las jurisdicciones de origen de empleados y solicitantes de empleo de KYOCERA. Asimismo, en el presente aviso de privacidad también se describen los derechos que posee sobre su información personal, por ejemplo, cómo puede solicitar el acceso a ella, corregirla o eliminarla. Este aviso de privacidad se ha elaborado con el objetivo de ser neutral desde el punto de vista legal. No obstante, si tiene alguna pregunta sobre él o los derechos específicos de su jurisdicción, consulte el apartado “Sus derechos de privacidad” o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@da.kyocera.com.

Recopilación de información personal

A los efectos del presente aviso de privacidad, la información personal hace referencia a cualquier información sobre una persona identificable. La información personal excluye los datos anónimos o no identificados que no están asociados a un individuo en particular. Recopilamos y usamos información personal de los empleados y solicitantes de empleo de KYOCERA para fines de recursos humanos, empleo, administración de prestaciones, salud, seguridad y relacionados con el negocio, así como para cumplir las obligaciones legales de KYOCERA.

A continuación se indican las categorías de información personal que podemos recopilar, incluidas aquellas que pueden considerarse información personal confidencial de acuerdo con las leyes de California u otras leyes estatales, y los fines para los que pretendemos utilizarla:

• Datos identificativos, como nombre completo y firma.
• Datos demográficos, como fecha de nacimiento, género, raza, origen étnico, estado civil, discapacidades, información relacionada con prestaciones de salud o condición de veterano o militar. En el caso de los empleados, esta información puede incluir datos sobre su salud, vida u orientación sexual.
• Información de contacto, como domicilio, números de teléfono, direcciones de correo electrónico y datos de contacto de emergencia.
• Para empleados: información del dependiente u otra persona, como el nombre completo, la dirección, la fecha de nacimiento y los números de la Seguridad Social (“NSS”) relacionados con la salud y otras prestaciones.
• Identificadores nacionales/gubernamentales, como el NSS, el número de carnet de conducir o números de tarjeta de identificación estatal, número de pasaporte o visado o estado y documentación de inmigración.
• Antecedentes educativos y profesionales, como el historial laboral, el expediente académico y profesional, registros educativos, referencias y notas de entrevistas.
• Información sobre el empleo, como el título, el puesto, las fechas de contratación y despido, la indemnización, los expedientes disciplinarios y de desempeño y los registros de vacaciones y baja por enfermedad.
• Para empleados: información financiera, como datos bancarios, información fiscal, información relacionada con la nómina y retenciones.
• Para empleados: información sobre salud y seguridad, como afecciones médicas (si es relevante para el puesto), restricciones laborales, información sobre enfermedades y lesiones en el lugar de trabajo e información sobre pólizas de seguro médico.
• Información de los sistemas de información, como historial de búsqueda, historial de navegación, información de inicio de sesión y direcciones IP de los dispositivos, sistemas de información y redes de la empresa.
• Para algunos empleados: información biométrica de identificación única, como reconocimiento facial, huellas dactilares, datos o grabaciones de voz, escaneos de iris o retina, pulsaciones de teclas u otros patrones físicos. Solicitamos el consentimiento cada vez que un empleado proporciona su información biométrica, por ejemplo, a través del software de control de asistencia.
• Datos de geolocalización, como la hora y la ubicación física relacionada con el uso de un sitio web, una aplicación, un dispositivo o el acceso físico a una oficina de la empresa.
  Para algunos empleados: geolocalización precisa, como cualquier dato que se derive de un dispositivo y que se use o se pretenda usar para ubicar a un consumidor dentro de un área geográfica que sea igual o menor a un radio de 564 metros, excepto cuando lo disponga la ley.
  
• Información sensorial o de vigilancia, como controles de temperatura relacionados con la COVID-19, supervisión de llamadas, videovigilancia y control de dispositivos electrónicos por parte del departamento IT.
• Fotografías.
• Para algunos empleados: credenciales completas de acceso a la cuenta, como nombres de usuario, números de cuenta o números de tarjeta combinados con el código de seguridad/acceso requerido o la contraseña.
• Para empleados: contenido del correo, correo electrónico o mensajes de texto no dirigidos a nosotros.

Recopilaremos directamente de usted la mayoría de la información personal, en la que se incluye cualquier información confidencial. En determinadas circunstancias, terceros como empleadores actuales o anteriores, reclutadores especializados, bolsas de trabajo (como Indeed o LinkedIn), agencias gubernamentales, tribunales o proveedores de verificación de antecedentes pueden proporcionarnos su información personal.

Si desea conocer las declaraciones adicionales de información y derechos de privacidad específicos de cada estado, cómo ejercer sus derechos o cómo funciona dicho proceso, consulte el apartado “Sus derechos de privacidad” o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@da.kyocera.com.

No contratamos a personas menores de 16 años y, por lo tanto, no recopilamos ni divulgamos información acerca de menores de 16 años de manera intencionada.

Uso de la información personal

Recopilamos su información personal para usarla o divulgarla, según corresponda, con los siguientes fines:

• Cumplir las leyes y los reglamentos aplicables.
• Contratar y evaluar a los solicitantes de empleo y candidatos a puestos.
• Verificar antecedentes, según corresponda.
• Gestionar su relación laboral con nosotros, por ejemplo para:
• procesos de incorporación;
• registro de horas laborales, nómina y administración de informes de gastos;
• administración de prestaciones para empleados;
• formación y desarrollo de empleados;
• creación, mantenimiento y seguridad de su cuenta de empleado en Internet;
• llamadas a sus contactos de emergencia cuando sea necesario, por ejemplo, si no podemos contactar con usted o si está lesionado o enfermo;
• indemnizaciones de trabajadores y otras gestiones de reclamaciones;
• desempeño laboral de los empleados, por ejemplo, objetivos y revisiones de desempeño, ascensos, medidas disciplinarias y despidos; y
• otros fines de recursos humanos.
• Administrar y controlar el acceso de los empleados a las instalaciones, equipos y sistemas de la empresa.
• Llevar a cabo auditorías internas e investigaciones en el lugar de trabajo.
• Exigir el cumplimiento de las normas e investigar las posibles infracciones de las políticas y procedimientos de la empresa.
• Participar en transacciones corporativas que requieran la revisión de los registros de los empleados, por ejemplo, para evaluar posibles fusiones y adquisiciones de la empresa.
• Mantener pólizas y coberturas de seguros comerciales, indemnizaciones a trabajadores, seguros relacionados con la salud/discapacidad, seguros de responsabilidad civil y otros.
• Llevar a cabo análisis de la plantilla, análisis de datos y evaluaciones comparativas.
• Administrar y mantener las operaciones de la empresa, por ejemplo, con fines de seguridad.
• Ejercer o defender los derechos legales de la empresa y sus empleados, afiliados, clientes, contratistas y representantes. 

Encontrará nuestro aviso de privacidad externo en https://www.kyoceradocumentsolutions.us/es/footer/privacy-and-cookies/kyocera-online-privacy-statement.html.

No recopilamos, usamos ni divulgamos información personal confidencial para inferir características de las personas.

Divulgación de información personal

Solo divulgaremos su información personal a terceros cuando lo exija la ley, o a empleados, contratistas, representantes designados o proveedores de servicios externos que requieran dicha información para ayudarnos a administrar los procesos relacionados con la contratación y el empleo, en los que se incluyen empleados de Kyocera que participan en el proceso de contratación y proveedores de servicios externos que nos proporcionan servicios o lo hacen en nuestro nombre. Podemos utilizar proveedores de servicios externos para diversos fines, tales como la verificación de empleos previos y antecedentes, la administración de nóminas, ofrecer servicios de chat o mensajería, intercambiar archivos, almacenar datos u proveer servicios de alojamiento. Dichos proveedores de servicios externos pueden estar ubicados fuera del país en el que vive o del país donde se encuentra el puesto que ha solicitado. Trabajamos para garantizar que los proveedores externos gestionen la información personal de manera legal.

También podemos divulgar su información personal para los siguientes fines cuando lo permita o exija la ley aplicable:

• A otros miembros de nuestro grupo de empresas (incluido Kyocera Document Solutions Inc., en Japón, u otros miembros del grupo fuera de su jurisdicción de origen) para los fines establecidos en este aviso de privacidad y según sea necesario para gestionar el proceso de solicitud y contratación y/o la relación laboral.
• Para cumplir obligaciones o procesos legales válidos, como órdenes de registro, citaciones u órdenes judiciales. Cuando divulguemos su información personal para cumplir una obligación o un proceso legal, tomaremos medidas razonables para garantizar que solo divulgamos la información personal necesaria para el propósito y las circunstancias específicas.
• Para proteger los derechos y la propiedad de la empresa.
• En situaciones de emergencia o cuando sea necesario para proteger la seguridad de las personas.
• Cuando la información personal se encuentra disponible públicamente.
• Si se produce una transferencia comercial o un cambio de propiedad y la divulgación es necesaria para efectuar la operación. En dichas circunstancias, utilizaremos y compartiremos su información personal según lo establecido en este aviso de privacidad y, cuando corresponda, le informaremos previamente de cualquier práctica nueva o modificación que afecte sustancialmente a su información personal. Hecho eso, ocultaremos su identidad en ella cuando sea posible.
• Para otros fines con su consentimiento cuando dicho consentimiento sea requerido por ley.

Podemos compartir su información personal con:

• Su(s) empleador(es) anterior(es) u otras referencias, siempre y cuando usted confirme que podemos contactar con ellos;
• Proveedores de servicios de evaluación si se requiere una evaluación previa de empleo como parte del proceso de solicitud;
• Cuando lo permitan las leyes estatales y locales, a las autoridades locales para comprobar sus antecedentes laborales en caso de que consiga el empleo o a terceros que aporten pruebas de drogas o exámenes médicos previos al empleo, cuando corresponda, y con su permiso; y
• Proveedores externos encargados de las funciones de recursos humanos, nómina y prestaciones de Kyocera.

Sus derechos de privacidad

Es importante que la información personal que tenemos sobre usted sea precisa y esté actualizada. Por este motivo, le regamos que nos avise si su información personal cambia durante el proceso de contratación o el período de empleo.

De acuerdo con las leyes de ciertas jurisdicciones, puede tener derecho a solicitar el acceso a la información que tenemos sobre usted, corregirla o eliminarla. También puede tener derecho a pedirnos que transfiramos su información personal a otra parte. Si desea realizar una solicitud sobre su información personal, consulte el apartado “Sus derechos de privacidad” o póngase en contacto con nosotros a través de privacy@da.kyocera.com.

Como se indica en el apartado “Sus derechos de privacidad”, podemos solicitarle información específica que nos ayude a confirmar su identidad. La ley en vigor puede permitirnos u obligarnos a negarle el acceso a parte o a la totalidad de la información personal que tenemos sobre usted, o puede que la hayamos destruido, borrado u ocultado su identidad en ella. Si no podemos satisfacer su solicitud, le informaremos de los motivos, salvo que la ley lo impida.

Seguridad de la información

Empleamos medidas de seguridad físicas, electrónicas y empresariales diseñadas para evitar la pérdida, uso indebido, acceso y uso, alteración o divulgación no autorizados de su información personal. Además, limitamos el acceso a la información personal a aquellos empleados, representantes, contratistas y otros terceros con una necesidad comercial legítima para dicho acceso.

Conservación de los datos

Salvo que las leyes o la normativa aplicables permitan o exijan lo contrario, solo conservaremos su información personal durante el tiempo necesario para cumplir los fines para los que la recopilamos, cumplir cualquier obligación legal, contable o de elaboración de informes o, según sea necesario, para resolver disputas. Para determinar el período de conservación de la información personal apropiado, tenemos en cuenta las obligaciones legales, la cantidad, la naturaleza y la confidencialidad de la información personal, los fines para los que tratamos su información personal y si podemos lograr dichos fines a través de otros medios. Los períodos de conservación de la información personal aparecen indicados en nuestra política de conservación de documentos.

Si se le ofrece y acepta un empleo en la compañía, la información personal que recopilamos durante el proceso de solicitud de empleo y contratación se convertirá en parte de su expediente de empleo y podremos usarla en lo relacionado con su empleo de acuerdo con nuestra política de conservación de expedientes, leyes aplicables y reglamentos. Si no le contratamos o deja de ser empleado de la compañía, conservaremos y destruiremos de manera segura su información personal de acuerdo con nuestra política de conservación de expedientes, leyes aplicables y reglamentos.

Modificaciones de este aviso de privacidad

Nos reservamos el derecho de actualizar este aviso de privacidad en cualquier momento. Si tenemos su información de contacto, le enviaremos el nuevo aviso de privacidad cuando realicemos actualizaciones sustanciales en las prácticas de manejo de información personal. También actualizaremos este aviso de privacidad. Si lo desea, también puede consultar este sitio web para ver si hemos realizado alguna actualización importante.

Otras políticas relevantes

Cualquier asunto no incluido en este aviso se regirá por el aviso general de privacidad del consumidor que encontrará en https://www.kyoceradocumentsolutions.us/es/footer/privacy-and-cookies/kyocera-online-privacy-statement.html.

Contacte con nosotros

Si tiene alguna pregunta sobre este aviso o necesita acceder a él en un formato alternativo debido a una discapacidad, póngase en contacto con nosotros a través de la dirección privacy@da.kyocera.com o +1 (973) 808-8444.

Si tiene alguna pregunta sobre el modo en que tratamos su información personal o desea acceder a ella o realizar cualquier otra solicitud, póngase en contacto con nosotros a través de la dirección aquí.