¿Qué es ECM y qué ventajas ofrece?

¿Cómo es un puesto de trabajo? Una pregunta a priori sencilla de repente tiene más respuestas que una búsqueda en Google. El concepto de oficina ha cambiado mucho en los últimos años. Tanto que ahora los empleados pueden operar desde donde quieran.

Según el informe Reshaping Productivity, llevado a cabo por The Economist, la elección flexible de oficina ha mejorado el rendimiento de los empleados. Sin embargo, también ha derivado en problemas totalmente nuevos para los responsables de las empresas.

Directores de todas las áeras —desde la financiera hasta la sanitaria, la manufacturera o la educativa— se han topado con obstáculos similares. Los profesionales se han enfrentado a muchas dificultades para colaborar por la falta de determinadas herramientas. Y quienes a pesar de esto lo han conseguido, se han topado con retrasos y problemas graves de seguridad.

Como reza el dicho: «no hay mejor defensa que un buen ataque». Los líderes deben aprovechar la oportunidad para destacar por encima de sus competidores. Claro que esto requiere de inversión en nuevas tecnologías. Afortunadamente las organizaciones están mostrando interés por una alternativa que solventa a largo plazo sus problemas de productividad, seguridad y costos: las herramientas de gestión de contenidos empresariales (ECM).

¿Qué es ECM?

Gartner define la gestión de contenidos empresariales como una herramienta capaz de «crear, almacenar, distribuir, descubrir, archivar y administrar contenido no estructurado (documentos escaneados, correos electrónicos, informes, imágenes médicas y documentos de oficina) y, en última instancia, para analizar su uso de cara a ofrecer contenido relevante a los usuarios donde y cuando lo necesiten». Es, según esto, una alternativa que ayuda a las empresas a controlar sus datos de forma segura. No obstante, la gama de soluciones ECM es muy amplia y abarca distintos aspectos de la organización documental.

Veamos algunos de los beneficios de las soluciones ECM:

• Proceso de digitalización simplificado: Las organizaciones intentan digitalizar grandes cantidades de documentos físicos para cubrir las necesidades de sus nuevos empleados híbridos o remotos. Con eso buscan que los usuarios puedan acceder a todos los archivos desde cualquier sitio.
  
• Colaboración descentralizada: Cada vez son más los trabajadores con jornadas laborales flexibles que operan desde distintas ubicaciones. Son usuarios que necesitan herramientas apropiadas para desempeñar sus cargos. Las soluciones ECM aceleran los procesos favoreciendo la colaboración en tiempo real y el intercambio instantáneo de documentos.
  
• Almacenamiento de documentos: Los datos físicos y digitales son el núcleo de todo negocio. Sin embargo, a veces pueden suponer una carga. Las soluciones ECM los convierten en una ventaja, almacenándolos en una plataforma centralizada y segura; en sistemas cifrados a los que solo se puede acceder con autorización. Esto permite a los equipos consultar y gestionar sus documentos sabiendo que están protegidos.
  
• Crecimiento empresarial: Las soluciones ECM ofrecen un potencial de crecimiento ilimitado y asientan las bases de un trabajo más seguro e inteligente. Las empresas que ya utilizan este tipo de herramientas disfrutan de todos sus beneficios.
  

Los softwares ECM almacenan los datos de forma estandarizada. Esto quiere decir que simplifica la localización de documentos, cosa que hasta el momento representaba un grave problema en miles de oficinas. Según Tech Republic, el 54 % de los profesionales se queja de la gran cantidad de tiempo que requiere buscar archivos en sistemas digitales saturados. Al simplificar el acceso a los archivos, los usuarios ahora pueden terminar sus tareas más rápido.

Ese control de los datos va unido a su seguridad. Las empresas que gestionan correctamente sus documentos están más protegidas frente a los hackers. El enfoque estandarizado de las soluciones ECM incluye tanto el almacenamiento como la protección de los documentos. De esta forma, la gestión de contenidos empresariales proporcionan tranquilidad a las empresas.

Para prosperar en esta nueva era del trabajo es imprescindible contar con estrategias de datos y de seguridad sólidas. Es tan importante que, de acuerdo con IBM, la ciberdelincuencia ocasiona a las organizaciones una media anual de 4,24 millones de dólares en pérdidas. A todo eso hay que añadir que este tipo de soluciones escalables que crecen con la empresa permiten crear asociaciones con nuevos clientes y ampliar horizontes para construir un futuro más próspero.

Al contar con un abanico más amplio de soluciones, las empresas tienen más probabilidades de dar con la que mejor se adapte a sus necesidades. Este momento de disrupción es perfecto para poner en marcha nuevas estrategias que aceleren la transformación digital y que preparen a su negocio para el futuro.