KYOCERA Document Solutions
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Las empresas están acudiendo la gestión de contenidos empresariales (ECM) para poner orden a tanto caos de datos e información. Y es que, el crecimiento de la digitalización y el trabajo híbrido ha hecho de la gestión documental un reto increíblemente complejo. Hoy, la descentralización de contenidos es un problema a la orden del día.
Cuanto más crece el volumen de datos más difícil es localizarlos y más se frustran los empleados. Los profesionales se ven a sí mismos perdiendo horas para encontrar facturas y contratos, con el creciente riesgo de seguridad que eso supone. La gestión de contenidos (ECM) está equipada con todo lo necesario para afrontar los retos del trabajo remoto y dar con nuevas fórmulas de colaboración.
La gestión de contenidos empresariales (ECM) es una plataforma que ayuda a digitalizar, organizar y almacenar información de forma segura y centralizada. De esta forma el contenido es accesible para todo el equipo sin importar dónde se encuentre.
El software ECM funciona sobre un repositorio digital seguro y centralizado que permite a las empresas procesar, clasificar, almacenar y guardar documentos de manera coherente y optimizada.
Aquí le explicamos el valor de ECM en tres elementos básicos: necesidades actuales, soluciones tecnológicas y optimización de beneficios.
La gestión de contenidos empresariales (ECM) permite coordinar la información digital y física bajo una misma línea de trabajo.
Con esta tecnología es fácil localizar hojas de cálculo, contratos y demás tipos de documentos gracias a las funciones simplificadas de etiquetado y búsqueda. En cuanto a la seguridad de datos, las funciones de permisos garantizan que solo las partes autorizadas puedan acceder a archivos y documentos específicos.
Veamos algunos de los beneficios de las soluciones de gestión de contenido empresarial (ECM):
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Las soluciones ECM más modernas del mercado presentan un diseño lógico e intuitivo, por lo que los usuarios no suelen necesitar mucha formación para utilizarlas.
Los empleados del servicio de atención al cliente necesitan acceder en tiempo a la información correcta para resolver incidencias. En este sentido, las soluciones ECM permiten localizar los archivos al instante, agilizando así los procesos.
Cualquier rama en la que se utilicen datos e información. Es decir, casi todas. Entre los ejemplos más destacados estarían los departamentos de gestión de contratos, RR. HH. y contabilidad.
En el mercado existen soluciones locales y cloud de distintos proveedores. La solución ECM ideal para su empresa será la que le ofrezca más posibilidades para resolver sus problemas. Asegúrese de que detrás hay un proveedor de confianza.
Existen muchos tipos de soluciones ECM; desde las más básicas hasta las que ofrecen funciones más avanzadas. Podrá elegir la que mejor se adapte a sus necesidades y a su presupuesto entre un gran abanico de opciones.
La dispersión de contenidos, provocada por el aumento imparable de ubicaciones de trabajo y tipos de contenido (contratos físicos y digitales, facturas, albaranes, etc.), se ha convertido en una de las principales preocupaciones de los directivos de las empresas. Esta no sólo afecta a la productividad de departamentos como el de Recursos Humanos, sino que además multiplica el riesgo sufrir brechas de seguridad. Las organizaciones actuales ya no pueden permitirse tratar por separado los datos estructurados y no estructurados si desean impulsar la productividad: la coherencia y el control son vitales. Y aquí es donde entra en juego el software de gestión de contenidos empresariales (ECM).
Además, la gestión de contenidos empresariales (ECM) es la penicilina para el sector financiero. A la hora de realizar auditorías los departamentos pueden saver con exactitud dónde encontrar una factura determinada u otra documentación relevante: ¡se acabaron las búsquedas desesperadas de documentos en carpetas físicas y carpetas personales del PC! ECM es sinónimo de tranquilidad.
Eche un vistazo a nuestros artículos sobre las soluciones ECM y descubra cómo pueden ayudarle a transformar su sector.
